EDEKA Minden-Hannover

Vertragserstellung

• Hauptmietverträge
• Untermietverträge (Regie-geführte Märkte, selbstständiger Einzelhandel, Konzessionäre)
• Überleitungsverträge
• Nachträge
• Anmietungserklärungen
• Bürgschafts-/Organschaftserklärungen
• Sonstige Verträge/Vereinbarungen (Parkplätze, Wohnungen etc.)

Vertragsbearbeitung

• Ansprechpartner für sämtliche Mietpartner
• Schnittstelle zum Markt-/Bezirksleiter, Liegenschaftsinspektor, Profitcenter-/Abteilungsleiter, Geschäftsführer
• Bearbeitung des Posteingangs und des Schriftverkehrs
• Anlegen der Mietvertragsakten und Prüfung auf Vollständigkeit (Vertrag, Anlagen, Übergabeprotokolle etc.)
• Eingabe und Pflege der Vertragsdaten mittels Verwaltungsprogramm
• Elektronische Archivierung

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• Prüfung der vermieterseitigen Mietzinsberechungen anhand der Vertragslage und des Flächenaufmaßes. Erstellung der Mietzinsanweisungen für die Untermieter/Konzessionäre. Anforderung und Einholung von Abbuchungsvollmachten. Weiterleitung an die Buchhaltung sowie Überwachung der Rückläufe Zahlungsanweisungen
• Kontenabstimmung (Kreditor- und Debitorkonten), Klärung der offenen Posten

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• Mahnwesen von Mahnung bis zur gerichtlichen Titulierung, Verhandlungen und Erstellung von Ratenzahlungsvereinbarungen
• Anforderung und Kontrolle der Mietkautionen (Bareinzahlung, Sparbuch, Bankbürgschaft), Errechnung der Zinsgutschriften bei Bareinzahlungen
• Prüfung der vertraglich vereinbarten Eintragungen der Grunddienstbarkeiten im Grundbuch in Abstimmung mit den Notariaten
• Rechtliche Prüfung durch hauseigene Juristen
• Vorbereitung und Begleitung von Rechtsstreitigkeiten

Fristenkontrolle

• Überwachung der Kündigungstermine/Rücktrittstermine
• Überwachung der Optionstermine
• Überwachung der Termine zur Anpassung von Mietänderungen (Staffelmiete etc.)
• Erstellung von Beschlußvorlagen
• Herbeiführung von Beschlüssen in Abstimmung mit der Abt. Förderung und Regietöchter
• Abstimmung/Koordinierung mit Mietern (Einzelhändlern, Konzessionäre) Vertragsverlängerungen/Vertragskündigungen
• Anfertigung der Kündigungs-/Optionsschreiben nebst Einholung der Unterschriften und Überwachung der Rückläufe/Rückscheine

Objektbegehungen-/Übergaben

• Koordination und Durchführung von Objektübergaben bzw. -rückgaben und Objektbegehungen (Neuobjekte, Bestandsobjekte)
• Erstellung der Mängel-/Übergabeprotokolle. Festlegung der Zuständigkeiten Mängelbeseitigung
• Erfassung der Verbrauchszählerstände
• Koordinierung An-/Ummeldung EVUs (Lieferanten Strom, Gas etc.) mit Bauabteilung
• Nachkontrolle der Mängelbeseitigungen aus den Übergabeprotokollen

Mietverwaltungsprogramm

• Administrative Betreuung des Programms
• Kontrolle auf Fehler des Programms (Abstimmung/Beseitigung mit Programmierer)
• Weiterentwicklung des Mietverwaltungsprogramms nebst Schulung der Mitarbeiter
• Einspielung der vorhandenen Vertragsdaten anderer Verwaltungssysteme ins Mietverwaltungsprogramms

Indexbearbeitung

• Überwachung der Indexveränderungen
• Prüfung der vermieterseits geltend gemachten Mietzinsanpassungen
• Abstimmung Geschäftsleitung und Abt. Förderung zur Durchführung einer Mietzinsanpassung aufgrund einer Indexveränderung im Rahmen eines Untermiet-/Konzessionärsvertrages
• Berechnung der Mietveränderungen nebst Erstellung des Mietanpassungsschreibens für den Untermieter/Konzessionär
• Erstellung der Mietanweisungen für die Buchhaltung sowie Überwachung der Rückläufe der Zahlungsanweisungen

Mängelbearbeitung

• Telefonische und schriftliche (TÜV-Protokolle, Gewerbeaufsichtsamt etc.) Entgegennahmen von Mängeln an Miet- und Eigentumsobjekten
• Prüfung der Zuständigkeiten zur Mängelbeseitigung anhand der Mietverträge
• Aufforderung der zuständigen Vertragspartei zur Mängelbeseitigung
• Überwachung der Mängelbeseitigung in Abstimmung mit den Bezirksleitern/ Liegenschaftsinspektoren/ Marktleitern/ Einzelhändlern
• Prüfung von Reparaturrechnungen aus dem Bereich Technik hinsichtlich Kostenumlage an Untermieter/Konzessionäre und entsprechende Weiterbelastung bzw. Freigabe an die Buchhaltung
• Veranlassung und Begleitung von Beweissicherungsverfahren unter Zuhilfenahme von Anwaltskanzleien

Umsatzmietabrechnungen

• Eingangsüberwachung/Abforderung der Umsätze von den Untermietern/Exgrüko/Konzessionäre (monatlich, halbjährlich, jährlich)
• Kontrolle der Umsatzmeldungen auf Plausibilität
• Erstellung der Umsatzmietabrechnungen mit Vermietern, Untermietern und Konzessionären
• Erstellung der Mietanweisungen für die Buchhaltung/Überwachung Zahlungsein-/ausgänge
• Anpassung der Mietvorauszahlungen auf die Umsatzmiete
• Erstellung/Planung der voraussichtlichen Umsatzmieterträge zum Jahresende für die Buchhaltung
• Eingabe der Umsätze/Umsatzmieten in das Verwaltungsprogramm

Nebenkostenabrechnung & -controlling

• Prüfung der Kostenrechnungen auf Umlagefähigkeit
• Kontrolle der Nebenkostenabrechnungen auf Plausibilität
• Erstellung der Umlageschlüssel bei Eigentumsobjekten
• Rechnungslegung an die Mieter
• Erstellung der Anweisungen für die Buchhaltung/Überwachung Zahlungsein-/ausgänge
• Anpassung der Nebenkostenvorauszahlungen
• Kostenmitteilung an Energieabrechnungsunternehmen wie z.B. ISTA oder Brunata
• Eingabe der Nebenkostenvorauszahlungen in das Verwaltungsprogramm

Jahresabschlussarbeiten/-planung

• Mietaufwand/Mietertrag/Umsatzmieten/Planungsabweichungen
• Mietobligo
• Bürgschaftsobligo
• Schließungsaufwand

Immobiliendienstleistungen für internationale Investoren

• Vertragsverwaltung
• Facility Management
• Immobilienreporting
• Koordination & Überwachung der Zahlungsströme
• Budgetplanung